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El legajo de cada persona, sus licencias, su asistencia y la liquidación del mes en un solo lugar — con las faltas descontadas solas y los sueldos a la vista de quien corresponde y de nadie más.
En casi todas las empresas de transporte, el legajo está partido en pedazos. Los datos personales en una carpeta, las licencias en un cuaderno o en una cadena de correos, las llegadas tarde en la memoria del encargado, y el sueldo en una planilla que abre una sola persona y nadie más puede mirar.
Mientras la empresa es chica se sostiene preguntando. Cuando crece empieza a costar: nadie sabe quién está de licencia esta semana hasta que falta, una ausencia no queda registrada en ningún lado y después no se puede sostener, y cuando hay que saber cuánto se lleva un sector hay que pedirle a alguien que arme la planilla a mano.
A fin de mes, liquidar es otra vez juntar pedazos: el sueldo de cada uno de una planilla, las faltas del cuaderno, la licencia sin goce de un correo, la suspensión de otro. Se liquida persona por persona, y la falta que nadie anotó no se descuenta.
Y hay un problema que las planillas no resuelven nunca: los datos de sueldo no se pueden compartir sin compartir todo lo demás. O le das acceso a la planilla entera, o no le das nada.
Cubre el legajo y el día a día de la gente: quién trabaja en la empresa, qué licencias pidió y cuáles tiene aprobadas, qué pasó con cada uno, cuándo fichó, qué se pactó con cada uno y cuánto cobra cada mes.
La liquidación es la de gestión: lo que la empresa le paga a cada persona según su contrato y lo que pasó en el mes —faltas, licencias sin goce, suspensiones, conceptos cargados a mano—, calculada para todos juntos, revisada en una planilla y aprobada. Termina donde empieza lo legal: los aportes, las contribuciones, el recibo de ley y las declaraciones siguen en el estudio contable.
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Legajos de la nómina | La lista del personal con sus datos de contacto, su sector y su puesto. La ficha completa de cada persona la ve Recursos Humanos, y cada jefe ve el sumario de su gente | OPERADOR |
| Sectores y su responsable | Cada sector con su jefe y su correo: el responsable ve el sumario de la gente del sector y recibe sus avisos. Un sector que nadie usa se elimina; uno con gente, no | OPERADOR |
| El jefe ve a toda su línea | Quien figura como supervisor de alguien ve su sumario, y el de la gente de esa persona hacia abajo, como en el organigrama | OPERADOR |
| Licencias | Registrar vacaciones, enfermedad y cualquier ausencia con su tipo y sus fechas, y saber quién está de licencia hoy sin preguntarle a nadie | OPERADOR |
| Tipos de licencia configurables | Definir qué clases de licencia maneja la empresa, en vez de trabajar con una lista fija que nunca es la de tu convenio | AVANZADO |
| Incidencias | Dejar registrado lo que pasa con una persona —una llegada tarde, una sanción, un reconocimiento— con su tipo y su respaldo | OPERADOR |
| Tipos de incidencia | Definir el maestro de incidencias con el que trabaja la empresa | AVANZADO |
| Contrato de cada persona | Lo que se pactó: la modalidad, si ficha su asistencia, la jornada y cada concepto que cobra, con su valor y desde cuándo rige. Un aumento se carga una vez y rige solo desde la fecha | OPERADOR |
| Conceptos de sueldo con su regla | Qué se liquida y cómo se calcula: un importe mensual, un jornal, un valor hora, un porcentaje o una cantidad que se informa cada mes; si es remunerativo, si se descuenta por faltas y con cuántas faltas se pierde un premio | OPERADOR |
| Conceptos que no son de todos los meses | Cada concepto dice cada cuántos meses se paga y desde qué mes: el SAC en junio y diciembre, un premio una vez al año. El resto del año no aparece, aunque la persona lo tenga asignado | OPERADOR |
| Porcentajes de otro concepto | Un concepto es un porcentaje del sueldo básico o de los remunerativos, con el porcentaje de todos en el concepto —el SAC, la mitad del básico— y el de una persona distinta en su contrato, si le toca otro | OPERADOR |
| Lo que paga la empresa por otro lado | El internet en la casa, el teléfono o la prepaga se documentan en el recibo sin sumar al neto: la persona no recibe esa plata, pero queda a la vista como parte de su costo | OPERADOR |
| Costo de cada persona | La planilla y el Excel suman, por persona y en total, lo devengado más lo que la empresa paga por otro lado: el costo de cada uno en el mes, sin aportes ni contribuciones | OPERADOR |
| Liquidación del mes, para todos | Calcular el período de toda la nómina —o de un sector— con un botón, con el contrato de cada uno y lo que pasó en el mes | OPERADOR |
| Faltas, licencias sin goce y suspensiones que se descuentan solas | El día que alguien no fichó, se descuenta; la licencia sin goce y la suspensión, también. Cada descuento dice qué días fueron | OPERADOR |
| Justificar una falta con su licencia | Si alguien faltó con certificado, se registra la licencia que corresponde desde la misma liquidación y la falta deja de descontarse | OPERADOR |
| Planilla de control | Ver a toda la nómina en una pantalla —haberes, descuentos, deducciones, neto y lo que hay que revisar— antes de aprobar, y abrir a cada persona para ver su recibo y sus días | OPERADOR |
| Aprobar y marcar pagado en lote | Aprobar y registrar el pago de varias personas juntas; lo aprobado ya no se recalcula, y lo pagado se revierte con un motivo | OPERADOR |
| Planilla en Excel | Bajar el mes entero, una persona por fila y un concepto por columna, con los totales: lo que se le manda al estudio contable | OPERADOR |
| Sueldos con permiso propio | Los sueldos y las liquidaciones los ve Recursos Humanos: no llegan con el nivel del usuario, se dan a propósito | OPERADOR |
| Fichaje en kiosco | Que la gente marque entrada y salida desde una terminal compartida, sin usuario ni contraseña de sistema: a la terminal la habilita su propia credencial | OPERADOR |
| Feriados en la asistencia | Un feriado no cuenta como falta: la asistencia y la liquidación toman los feriados que la empresa cargó para el año | OPERADOR |
| Consulta de presentismo | Agrupar y totalizar las jornadas fichadas y las ausencias por sector, por período o por persona, sin pedir un informe a medida | AVANZADO |
| Consulta de jornada y turnos | Ver y agrupar los turnos declarados, y cruzarlos contra lo que efectivamente se fichó | AVANZADO |
| Consulta de sueldos liquidados | Ver los conceptos liquidados agrupados por lo que haga falta, para saber cuánto pesa cada sector. La ve Recursos Humanos, y se le puede dar a alguien más con su propio permiso | AVANZADO |
| El dato de cada persona, con permiso aparte | Ver con nombre y apellido quién está detrás de cada fila de una consulta —y cuánto cobra— es de Recursos Humanos: quien abre la pantalla ve los números agrupados, sin nombres | AVANZADO |
| Análisis escrito con IA | Pedir una lectura en palabras sobre el conjunto que se está mirando, y repreguntar sobre ella sin recalcular nada | AVANZADO |
| Campos propios del legajo | Agregarle a la ficha los datos que tu operación necesita y el sistema no trae de fábrica: el número de convenio, la categoría interna, lo que sea | AVANZADO |
| Aviso cuando alguien pide una licencia | Que el responsable se entere sin tener que mirar la pantalla, con el aviso configurado por la empresa | AVANZADO |
| Licencias por aprobar en el inicio | Ver al entrar cuántas licencias esperan una decisión —primero las que ya empezaron y las que vienen— y cuántas personas están de licencia hoy, sin mostrar qué licencia es cada una | AVANZADO |
La liquidación sale de lo que el sistema ya sabe: si alguien no fichó un día de su jornada, es falta, salvo que Recursos Humanos registre la licencia que la justifica. Nadie tiene que acordarse de pasar las faltas a fin de mes.
Se calcula a toda la nómina junta, se revisa lo que quedó raro —una suspensión sin fecha, una licencia pedida sin resolver, alguien sin jornada— y se aprueba. Cada descuento dice qué días fueron.
La lista del personal la ve todo el que entra a la nómina; el jefe de un sector ve el sumario de su gente y nada más; la ficha completa y los sueldos los ve Recursos Humanos. Es la forma en que lo resuelven los grandes sistemas de personal: el directorio para todos, el legajo para quien lo administra.
Ver los sueldos y ver quién está detrás de cada fila de una consulta son permisos distintos del de abrir la nómina: se puede dar acceso al legajo sin dar acceso a lo que cobra, que es justo lo que una planilla compartida no permite hacer.
La terminal se habilita con su propia credencial y la gente marca ahí; no hace falta darle un usuario y una contraseña a alguien que sólo tiene que fichar la entrada.
Presentismo, jornada y sueldos se agrupan y se totalizan por el corte que haga falta, sin pedir un informe nuevo cada vez que cambia la pregunta.
Ningún convenio entra en una lista fija, y cuando cambia no hay que esperar una versión del sistema.
Una llegada tarde registrada en el momento se puede sostener seis meses después; la que quedó en la memoria del encargado, no.
Viajes y Cargas. El legajo de la persona es el mismo con el que se opera: el chofer que figura en un viaje no se carga dos veces.
Flota. Los vencimientos de la documentación del chofer —licencia de conducir, libreta, habilitaciones— se controlan junto con los de las unidades.
Gestión. Lo que se le paga a la gente se imputa al centro de costo que corresponde, y aparece en la ejecución del mes junto con el resto del gasto.
Sí, la liquidación de gestión: lo que se le paga a cada persona según su contrato y lo que pasó en el mes, para toda la nómina junta. No calcula aportes ni contribuciones ni emite el recibo de ley: eso sigue en el estudio contable, que recibe la planilla.
En su contrato se marca que no ficha, y entonces no se le cuentan faltas. Si ficha y un día no lo hizo por una razón válida, Recursos Humanos registra la licencia que corresponde y ese día no se descuenta.
Por ahora, por mes. El contrato ya guarda cada cuánto se le paga a cada persona.
Sí, y es el caso normal. La terminal de fichaje se habilita con su propia credencial y no pide usuario ni contraseña a quien marca.
Recursos Humanos, y quien la empresa decida. No llegan con el nivel del usuario: un administrador no los ve por serlo, ni en la ficha, ni en las liquidaciones, ni en las consultas.
El sumario de su gente —la del sector del que es responsable y la que lo tiene de supervisor, con toda su línea—: su jornada, su asistencia, sus licencias y sus incidencias. No ve los sueldos ni la ficha completa.
Se definen por empresa. No hay una lista fija, porque ningún convenio entra en una.
Sí, tanto a la ficha del legajo como a las consultas, sin esperar una versión nueva del sistema.