Cada importe dice de dónde sale
La valorización muestra la tarifa que se usó, cómo se buscó el valor y qué se midió del tramo: kilómetros, horas, bultos, destinos. Un reclamo del fletero se contesta abriendo el tramo, no rehaciendo la cuenta.
Pagarle al fletero parece la cuenta más simple del viaje y es la que más se discute. La tarifa de cada uno vive en una planilla o en la memoria de quien liquida: un importe por destino, otro por kilómetro, otro para el feriado. A fin de mes la liquidación se arma juntando tramos de varias fuentes, se le descuentan los anticipos que alguien anotó, y la factura del transportista llega con un número que nadie sabe de dónde salió.
Con el chofer propio pasa algo parecido: se le adelanta plata para el viaje, gasta en el camino y la rendición se cierra a ojo. Lo que se pierde no aparece en ningún lado: un tramo pagado dos veces, un anticipo que nunca se descontó, una factura pagada por más de lo que se liquidó.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre el costo de cada tramo, de la tarifa al pago.
Cada tramo se valoriza con las tarifas a choferes: cuánto cobra el chofer, el acompañante y, si la unidad es de un tercero, su dueño, con la explicación de cada importe. Después se liquida: al empleado, con la rendición de lo que se le adelantó contra lo que gastó, cada moneda por su lado; a la empresa de transporte, con lo que tiene que facturar por los viajes de sus choferes y el alquiler de sus unidades. Su factura se carga contra esa liquidación, y si no coincide no se le paga hasta que alguien la libere.
Viene incluida en Viajes. Una empresa de Cargas la suma como add-on, para pagarles a sus fleteros con el mismo circuito.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Tarifas a choferes | Definir cuánto se le paga a cada chofer o transportista con la forma de cálculo de cada acuerdo: fijo, por kilómetro, por tonelada, por escalas, por día de la semana con importe de feriado o un porcentaje sobre el flete | AVANZADO |
| Asignación por empresa de transporte | Decir qué tarifas usa cada empresa de transporte, para que la valorización busque sólo entre las suyas | AVANZADO |
| Historial de cada tarifa | Ver qué importe regía en cada momento y quién lo cambió: cada guardado deja su revisión con fecha, usuario y motivo | CONSULTA |
| Actualización masiva | Subir o bajar los importes de varias tarifas de una vez, sobre lo que se está viendo filtrado | AVANZADO |
| Revisión de las tarifas | Encontrar lo que no da error pero paga mal —renglones en cero, porcentajes de más de cien, escalas que no pagan el excedente, localidades en dos zonas—, con ejemplos | CONSULTA |
| Feriados por país | Traer los feriados del año de una fuente pública según el país, para las tarifas que pagan distinto un feriado | AVANZADO |
| Valorización de cada tramo | Calcular cuánto cobra cada chofer y cada dueño de unidad por un tramo, al terminarlo o de a muchos, con la explicación de cada importe: qué tarifa se usó, cómo se buscó y qué se midió | OPERADOR |
| Corrección del valorizado | Elegir otra tarifa, tipear el importe o agregar un concepto a mano, con motivo, sin que un nuevo cálculo lo pise | AVANZADO |
| Liquidación a choferes y transportistas | Emitir el documento con el que se le paga a quien hizo el viaje —uno por chofer o por empresa de transporte—, que sella el costo del tramo cuando ya cobraron todos | OPERADOR |
| Todos los empleados de una vez | Armar una liquidación por persona con todo lo suyo del período, con la lista a la vista antes de emitir y el resultado persona por persona | OPERADOR |
| Rendición del chofer | Cruzar lo que se le adelantó con lo que gastó, en cada moneda por separado, y cerrar la diferencia por caja o trasladarla a la próxima liquidación | OPERADOR |
| Alquiler de unidades de terceros | Liquidarle al dueño de la unidad su alquiler junto con los viajes de sus choferes | OPERADOR |
| Excesos de combustible | Decidir en la liquidación si lo cargado de más en un vale se le descuenta al chofer o lo absorbe la empresa | AVANZADO |
| Reversión completa | Anular una liquidación deshaciendo en una sola operación los viajes, el sello del tramo, la caja —con contramovimiento si ya cerró— y lo generado en Compras | AVANZADO |
| Factura del transportista contra su liquidación | Cargar la factura de la empresa de transporte contra lo que se le liquidó; si no coincide se registra igual y no se puede pagar hasta que alguien la libere con motivo | OPERADOR |
| Pendientes por empresa | Ver en la lista de empresas de transporte cuántos viajes tiene cada una esperando a ser liquidados | CONSULTA |
Por qué éste y no una planilla
Lo que se ve es lo que se emite
Si mientras se armaba la liquidación alguien liquidó uno de esos viajes o cargó un gasto, al emitir avisa y hay que volver a mirarla. No sale una liquidación con números viejos.
El tramo que ya se pagó queda sellado
Cuando cobraron todos los que lo hicieron, su tripulación, sus fechas y sus kilómetros ya no se tocan. Para corregirlo se revierte la liquidación, que deshace todo en una sola operación.
La factura del transportista se controla sola
Se carga contra su liquidación: si coincide, la liquidación pasa a facturada; si no, la factura queda retenida y la orden de pago no la ofrece hasta que alguien la libere con un motivo.
Cada moneda se rinde en la suya
Lo que se le adelantó al chofer en dólares se cierra en una caja de dólares, sin conversiones que inventen diferencias.
La tarifa que paga mal aparece antes que el reclamo
La revisión de cada tarifa encuentra lo que no da error pero liquida mal, con ejemplos para encontrar el patrón. Avisa y no corrige: la decisión es de quien carga la tarifa.
Para qué empresa es
- Le paga a fleteros o empresas de transporte contratadas por cada viaje o recorrido, con una tarifa propia de cada acuerdo.
- O tiene choferes propios a los que les adelanta plata para el viaje y les rinde lo gastado.
- Paga con tarifas que cambian según el destino, la distancia, el peso, el día o un porcentaje del flete.
- Recibe facturas de transportistas que hoy no puede controlar contra lo que les liquidó.
Se combina con
Viajes. Viene incluida: cada tramo del viaje se valoriza y se liquida desde ahí.
Cargas. Se suma como add-on, para liquidarles a los fleteros que hacen los recorridos de la empresa con el mismo circuito.
Gestión. La factura del transportista entra por Compras contra su liquidación, el pago es una orden de pago, y la diferencia de la rendición del chofer se cierra por caja.
Combustibles. Lo cargado de más en un vale se decide en la liquidación: se le descuenta al chofer o lo absorbe la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta tener Viajes?
No. Con Viajes viene incluida; una empresa que trabaja con Cargas la suma como add-on.
¿Sirve si no tenemos choferes propios?
Sí. A la empresa de transporte se le liquidan los viajes de sus choferes y el alquiler de sus unidades, y la liquidación dice cuánto tiene que facturar. La rendición es para el chofer propio.
¿Se le paga al transportista desde acá?
No. La liquidación dice qué tiene que facturar; el pago es una orden de pago, en Compras, sobre su factura.
¿Qué pasa si la factura del transportista no coincide?
Se registra igual, porque es un documento de un tercero, pero queda retenida: la orden de pago no la ofrece y avisa por qué. Se libera con un permiso aparte y un motivo, y queda registrado quién lo hizo.
¿Se puede corregir un tramo ya liquidado?
Sí, revirtiendo la liquidación. Antes de pedir el motivo dice qué va a pasar, y deshace todo junto: los viajes vuelven a pendientes, y se deshacen el movimiento de caja y lo generado en Compras.
Lo que no hace
- No liquida al cliente ni calcula lo que se le cobra: esto es lo que se le paga a quien hizo el viaje.
- No le paga a la empresa de transporte: el pago es una orden de pago de Compras.
- No le liquida el sueldo al empleado: su liquidación rinde anticipos y gastos, y suma lo valorizado sólo si tiene tarifa, como una comisión.
- No registra la nota de crédito del transportista contra su liquidación.
- No recalcula lo ya valorizado cuando cambia una tarifa o un feriado.
- No ofrece para facturar las liquidaciones del sistema anterior.